Project Administrative Assistant

This is a position within Keller Executive Search and not with one of its clients.

Ready to supercharge executive searches at a global firm impacting top talent worldwide?

Join Keller Executive Search and thrive in a fast-paced, collaborative environment as our dedicated Administrative Assistant.

In this role, you'll provide essential support to our executive search professionals, ensuring seamless operations and contributing to client success in high-stakes talent acquisition.

If you're searching for administrative assistant jobs in New York with remote admin flexibility, this is your chance to make a real impact in talent acquisition admin roles.

Key Responsibilities :

Manage executive calendars, schedule meetings, and coordinate travel arrangements.

Prepare and edit correspondence, reports, and presentations.

Maintain filing systems and manage documents related to client projects.

Conduct research to assist with candidate sourcing and client needs.

Support the team with various administrative tasks as needed.

Communicate effectively with clients and candidates for a professional experience.

Assist in organizing company events, meetings, and workshops.

Descrição

Esta é uma vaga na Keller Executive Search e não em uma de suas empresas clientes.

Pronto para impulsionar a busca por executivos em uma empresa global que impacta os melhores talentos em todo o mundo?

Junte-se à Keller Executive Search e prospere em um ambiente colaborativo e dinâmico como nosso assistente administrativo dedicado.

Nessa função, você fornecerá suporte essencial aos nossos profissionais de busca por executivos, garantindo operações contínuas e contribuindo para o sucesso dos clientes na aquisição de talentos de alto nível.

Se você está procurando empregos de assistente administrativo em Nova York com flexibilidade administrativa remota, esta é sua chance de causar um impacto real em funções administrativas de aquisição de talentos.

Principais responsabilidades :

Gerenciar agendas executivas, agendar reuniões e coordenar planos de viagem.

Preparar e editar correspondências, relatórios e apresentações.

Manter sistemas de arquivamento e gerenciar documentos relacionados a projetos de clientes.

Realizar pesquisas para auxiliar na busca de candidatos e nas necessidades dos clientes.

Apoiar a equipe com várias tarefas administrativas, conforme necessário.

Comunicar-se de forma eficaz com clientes e candidatos para uma experiência profissional.

Ajudar na organização de eventos, reuniões e workshops da empresa.

Prior experience as an Administrative Assistant or similar role.

Familiarity with Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

Strong organizational and multitasking skills.

Excellent written and verbal communication.

Ability to handle confidential information with discretion.

Attention to detail and accuracy.

Works well independently and in a team.

Adaptable in a dynamic environment.

Requisitos :

Experiência anterior como assistente administrativo ou função semelhante.

Familiaridade com o pacote Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

Fortes habilidades organizacionais e multitarefas.

Excelente comunicação escrita e verbal.

Capacidade de lidar com informações confidenciais com discrição.

Atenção aos detalhes e precisão.

Trabalha bem de forma independente e em equipe.

Adaptável em um ambiente dinâmico.

Compensation and Benefits (Upfront Highlights) :

Competitive salary :

570,000–697,000

annually (depending on experience).

Comprehensive health insurance (medical, dental, and vision).

401(k) retirement savings plan with company match.

Paid Time Off (PTO) including vacation, holidays, and personal days.

Paid Sick Leave.

Significant opportunities for professional growth, skill development, and career advancement.

Supportive, inclusive, and diverse work environment valuing collaboration and innovation.

The chance to make a meaningful impact by connecting top talent with life-changing opportunities.

Professional Growth

Experience in a rapidly growing organization.

Opportunity to expand responsibilities over time in executive recruitment.

Hands-on learning and skill development in high-impact talent acquisition.

Company Culture

Flat management structure with direct access to decision-makers.

Friendly, collaborative U.S.

• based team empowering innovation.

Open communication environment.

No bureaucracy or rigid hierarchies.

Results-oriented approach.

Why Join Keller :

Global Reach and Impact

Join a top-tier international executive search firm with worldwide reach.

You'll gain exposure to U.S.

markets, global stakeholders, and high-stakes talent acquisition that drives transformative business growth.

Career Acceleration

Thrive in a flat, results-oriented structure with direct access to decision-makers, offering rapid professional development, hands-on learning in executive recruitment, and clear paths to expand your responsibilities in a scaling organization.

Collaborative and Inclusive Culture

Team up with a friendly crew that fosters open communication, celebrates diversity, and values innovation—free from bureaucracy, with a focus on teamwork and meaningful contributions to connecting top talent with life-changing opportunities.

Work-Life Integration

Enjoy the flexibility of remote work in a supportive environment that prioritizes your well-being, while making a tangible difference in industries worldwide through ethical, high-standard recruitment practices.

Unmatched Professional Growth

Benefit from opportunities to work on diverse, high-impact projects, including leadership assessments and HR advisory services, in a company committed to excellence, client success, and long-term employee development.

Benefícios :

Remuneração e benefícios (destaques iniciais) :

Salário competitivo :

570.000–697.000 por ano

(dependendo da experiência).

Seguro saúde abrangente (médico, odontológico e oftalmológico).

Plano de poupança para aposentadoria 401(k) com contrapartida da empresa.

Férias remuneradas (PTO), incluindo férias, feriados e dias pessoais.

Licença médica remunerada.

Oportunidades significativas de crescimento profissional, desenvolvimento de habilidades e avanço na carreira.

Ambiente de trabalho inclusivo, diversificado e solidário, que valoriza a colaboração e a inovação.

A chance de causar um impacto significativo, conectando os melhores talentos a oportunidades que mudam vidas.

Crescimento profissional

Experiência em uma organização em rápido crescimento.

Oportunidade de expandir suas responsabilidades ao longo do tempo no recrutamento de executivos.

Aprendizado prático e desenvolvimento de habilidades na aquisição de talentos de alto impacto.

Cultura da empresa

Estrutura de gestão horizontal com acesso direto aos tomadores de decisão.

Equipe amigável e colaborativa sediada nos Estados Unidos, que incentiva a inovação.

Ambiente de comunicação aberta.

Sem burocracia ou hierarquias rígidas.

Abordagem orientada para resultados.

Por que ingressar na Keller :

Alcance e impacto globais

Ingresse em uma empresa internacional de recrutamento de executivos de alto nível com alcance mundial.

Você terá exposição aos mercados dos EUA, às partes interessadas globais e à aquisição de talentos de alto nível que impulsionam o crescimento transformador dos negócios.

Aceleração da carreira

Prospera em uma estrutura horizontal e orientada para resultados, com acesso direto aos tomadores de decisão, oferecendo rápido desenvolvimento profissional, aprendizado prático em recrutamento de executivos e caminhos claros para expandir suas responsabilidades em uma organização em expansão.

Cultura colaborativa e inclusiva

Junte-se a uma equipe amigável que promove a comunicação aberta, celebra a diversidade e valoriza a inovação — livre de burocracia, com foco no trabalho em equipe e contribuições significativas para conectar os melhores talentos a oportunidades que mudam vidas.

Integração entre vida profissional e pessoal

Aproveite a flexibilidade do trabalho remoto em um ambiente acolhedor que prioriza o seu bem-estar, ao mesmo tempo em que faz uma diferença tangível em setores em todo o mundo por meio de práticas de recrutamento éticas e de alto padrão.

Crescimento profissional incomparável

Aproveite as oportunidades de trabalhar em projetos diversificados e de alto impacto, incluindo avaliações de liderança e serviços de consultoria de RH, em uma empresa comprometida com a excelência, o sucesso do cliente e o desenvolvimento de longo prazo dos funcionários.

Política de Igualdade de Oportunidades de Emprego e Não Discriminação

Declaração de Igualdade de Oportunidades de Emprego :

Tanto a Keller quanto seus clientes são empregadores que oferecem igualdade de oportunidades.

Para todas as vagas, os candidatos qualificados serão considerados para o emprego, independentemente de raça, cor da pele, religião, sexo, orientação sexual, identidade de gênero, expressão de gênero, nacionalidade, idade, estado civil, deficiência, gravidez, informações genéticas ou qualquer outra condição protegida pela legislação trabalhista brasileira ou outras leis aplicáveis.

Compromisso com a Diversidade :

Tanto a Keller quanto seus clientes estão comprometidos em promover ambientes de trabalho diversificados e inclusivos, onde todos os indivíduos são valorizados e respeitados.

Acreditamos que a diversidade impulsiona a inovação e o sucesso e nos esforçamos para criar locais de trabalho onde todos possam prosperar.

Acomodações razoáveis :

Tanto a Keller quanto seus clientes estão comprometidos em fornecer acomodações razoáveis para pessoas com deficiência ou grávidas, em conformidade com as leis trabalhistas brasileiras.

Nos envolvemos em um processo interativo para identificar acomodações eficazes para garantir acesso igualitário às oportunidades de emprego.

Informações sobre remuneração :

As informações sobre salários e remuneração serão disponibilizadas durante o processo de entrevista, de acordo com as regulamentações trabalhistas locais.

Quando necessário, as faixas salariais serão incluídas nas vagas anunciadas.

As ofertas salariais reais podem variar de acordo com as habilidades, experiência e estruturas salariais aplicáveis.

Conformidade com as leis :

Tanto a Keller quanto seus clientes cumprem todas as leis trabalhistas brasileiras aplicáveis relativas à não discriminação no emprego.

Esta política se aplica a todos os termos e condições de emprego, incluindo recrutamento, contratação, colocação, promoção, rescisão, demissão, recontratação, transferência, licenças, remuneração e treinamento.

Assédio no local de trabalho :

Tanto a Keller quanto seus clientes proíbem expressamente qualquer forma de assédio ou discriminação no local de trabalho com base em raça, cor da pele, religião, gênero, orientação sexual, identidade ou expressão de gênero, nacionalidade, idade, informação genética, deficiência ou qualquer outro status protegido pela legislação brasileira.

Estamos comprometidos em manter ambientes de trabalho seguros e respeitosos para todos os funcionários.

Privacidade e equidade salarial :

Tanto a Keller quanto seus clientes se dedicam à equidade salarial e revisam periodicamente as práticas de remuneração para garantir a justiça e a conformidade com as leis aplicáveis.

A privacidade dos funcionários é respeitada e todos os dados pessoais serão tratados de acordo com as leis brasileiras de proteção de dados, como a Lei de Proteção de Dados Pessoais.

Status de veterano e serviço nacional :

Tanto a Keller quanto seus clientes oferecem oportunidades iguais de emprego a veteranos e cumprem as leis relacionadas às preferências de emprego para indivíduos que cumpriram suas obrigações de serviço nacional.

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