Auxiliar Administrativo / Recepção

A 8K Soluções Inteligentes em RH, consultoria especializada em Recrutamento e Seleção, tem o prazer de anunciar uma oportunidade de carreira para a posição de Auxiliar Administrativo / Recepção no Aquário de São Paulo. Estamos buscando um profissional dedicado e organizado. Esta é uma chance única de desenvolver suas habilidades em um ambiente corporativo estimulante, onde a eficiência e a cordialidade são pilares fundamentais. O candidato selecionado terá um papel crucial na manutenção da fluidez das operações diárias, atuando como o primeiro ponto de contato para clientes, visitantes e colaboradores. Se você possui proatividade, excelentes habilidades de comunicação e um forte desejo de contribuir para o sucesso de uma organização em crescimento, esta vaga é para você. A jornada de trabalho será definida em conjunto com o cliente, oferecendo flexibilidade para o desenvolvimento profissional.

RESPONSABILIDADES:

Atender e direcionar chamadas telefônicas, e-mails e visitantes de forma cortês e eficiente, garantindo um primeiro contato positivo com a empresa.

Gerenciar o fluxo de correspondências físicas e digitais, realizando o recebimento, triagem, distribuição e arquivamento de documentos importantes.

Organizar e manter a agenda de reuniões e compromissos dos gestores e da equipe, assegurando a pontualidade e a disponibilidade dos espaços.

Preparar salas de reunião, garantindo que estejam equipadas com os materiais necessários (projetor, quadro branco, água, etc.) e em perfeito estado de conservação.

Realizar o controle de estoque de materiais de escritório e suprimentos, efetuando solicitações de compra quando necessário e mantendo a organização do almoxarifado.

Auxiliar na elaboração e formatação de documentos, planilhas, apresentações e relatórios, seguindo os padrões estabelecidos pela empresa.

Prestar suporte administrativo geral às diversas áreas da empresa, como agendamento de viagens, controle de despesas e organização de eventos internos.

Manter a organização e a limpeza da área da recepção e das áreas comuns, transmitindo uma imagem profissional e acolhedora.

Realizar o cadastro e a atualização de informações em sistemas internos e bancos de dados, garantindo a precisão e a confidencialidade dos dados.

Colaborar com a equipe em tarefas diversas que visem otimizar os processos administrativos e a comunicação interna.

REQUISITOS:

Ensino Médio completo é o requisito mínimo.

Experiência prévia comprovada em funções de atendimento ao público, recepção ou auxiliar administrativo, demonstrando familiaridade com rotinas de escritório.

Domínio do Pacote Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), com habilidade para criar e editar documentos, planilhas e apresentações de forma profissional.

Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita em Português do Brasil, com clareza, objetividade e boa dicção para interações com diversos públicos.

Capacidade de organização e gestão do tempo, com habilidade para priorizar tarefas, cumprir prazos e gerenciar múltiplas demandas simultaneamente.

Proatividade, dinamismo e iniciativa para identificar e solucionar problemas de forma autônoma, buscando sempre a melhoria contínua dos processos.

Discrição e confidencialidade no manuseio de informações sensíveis e estratégicas da empresa e de seus clientes.

Boa capacidade de relacionamento interpessoal, com atitude colaborativa e facilidade para trabalhar em equipe, contribuindo para um ambiente de trabalho positivo.

Conhecimento básico em sistemas de gestão ou CRM será considerado um diferencial importante para a função.

Disponibilidade para cumprir a carga horária de trabalho que será definida em conjunto com o cliente, com possibilidade de adaptação a diferentes horários.