Assistente de Operações Administrativa

Garantir o suporte às rotinas administrativas e de facilities da empresa, assegurando o funcionamento adequado da infraestrutura, o atendimento das demandas operacionais, o controle de fornecedores e a organização dos ambientes corporativos, contribuindo para uma experiência positiva dos colaboradores e visitantes.

/n

• Ensino Médio Completo;
• Experiência em rotinas administrativas.
• Experiência com controle de fornecedores e prestadores de serviço.
• Experiência com lançamentos financeiros ou solicitações de pagamento.
• Conhecimento intermediário em Excel.
• Conhecimento do Pacote Office.
• Boa organização e capacidade de controle de múltiplas demandas.
• Boa comunicação verbal e escrita.

Desejável:

• Ensino Superior cursando ou concluído em Administração, Processos Gerenciais, Gestão Empresarial ou áreas correlatas.
  
• Conhecimento em SQL e/ou Python para análise de dados;
• Vivência com documentação de processos, requisitos ou fluxos;
• Experiência com análise de dados, métricas de produto ou ferramentas de BI além do Metabase (ex: Power BI, Tableau, Google Data Studio);
• Conhecimento básico de UX/UI, design thinking ou pesquisa com usuários;
• Vivência em ambientes ágeis ou squads multidisciplinares;
• Participação em bootcamps, cursos, eventos ou comunidades de produto, tecnologia ou UX.

Diferencial:

• Experiência em Facilities;
• Experiência com sistemas ERP;
• Experiência com gestão de contratos e fornecedores;
• Experiência em ambiente corporativo;
• Conhecimento em processos financeiros administrativos.

/n1. Infraestrutura, Abertura e Facilities

• Realizar a abertura técnica diária da unidade no início do expediente, efetuando o desarme do sistema de alarmes e acionamento de luzes/equipamentos básicos.
• Registrar e acompanhar demandas de manutenção predial, preventiva e corretiva da infraestrutura.
• Atuar como ponto de apoio interno para demandas relacionadas à infraestrutura e facilities da unidade.
• Acompanhar e fiscalizar a entrega dos serviços prestados pela empresa terceirizada de limpeza, acionando o gerente da respectiva prestadora em caso de não conformidades.

2. Recepção, Atendimento e Fluxo

• Controlar o acesso físico e eletrônico da unidade, realizando a cobertura operacional da recepção de forma contínua e durante intervalos ou ausências programadas.
• Recepcionar, identificar e orientar visitantes, clientes, fornecedores e prestadores de serviço.
• Receber, conferir, protocolar e distribuir correspondências, documentos e encomendas.
• Realizar postagens e retiradas junto aos Correios e transportadoras.

3. Rotinas Administrativas e Financeiras (Backoffice)

• Efetuar o input (lançamento e digitalização) de faturas, boletos e solicitações de pagamento no sistema corporativo (ERP/Planilhas), realizando os devidos rateios de despesas conforme diretrizes da área financeira, direcionando os processos para posterior aprovação e liquidação bancária pelos gestores responsáveis.
• Controlar vencimentos e organizar a documentação de fornecedores sob sua responsabilidade.
• Solicitar compras de materiais e insumos administrativos, realizando cotações e acompanhando prazos de entrega.
• Controlar e repor materiais de escritório, copa e salas de reunião, garantindo a organização e disponibilidade dos recursos desses ambientes.
• Apoiar a organização de eventos internos e reuniões corporativas.
• Manter controles, planilhas e relatórios administrativos atualizados.