Auxiliar de Documentação
Job Description
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PRINCIPAIS ATIVIDADES: Atuar no apoio e execução nas atividades diárias de atendimento, tratamento, preparação e organização da documentação.
• Executar atividades de arquivo técnico.
• Tratar e organizar documentação em meio físico e eletrônico.
• Preparar documentação para Guarda externa.
• Realizar o controle de empréstimos e devoluções de documentos, pesquisas, controle de acesso a documentos, empréstimos, devolução, cadastro, pré-alocação e elaborar planilhas de controle.
• Estruturar arquivo técnico;
• Organização da documentação nas estantes, deslizantes ou armários, respeitando os critérios de organização adotados na Unidade;
• Organizar documentos em formato físico para guarda externa e/ou outras unidades segundo as regras e padrões corporativos quando necessário;
• Preparar documentos e pastas em caixas para guarda externa e/ou outras unidades, segundo as regras e padrões corporativos;
• Preencher o Sistema de Guarda e Recuperação de Documentos (SGAI) ou outro sistema de guarda externa em uso pela Petrobras;
• Providenciar o envio das caixas lacradas e etiquetadas para Guarda externa por meio de solicitação de recolhimento e/ou transferências entre unidades Petrobras;
• Digitalizar documentos como entregas de um atendimento realizado, pesquisa e fornecimento;
• Digitalizar documentos por demandas pontuais
• Plotar documentos conforme estrutura fornecida pelo cliente;
• Atendimento ao usuário, esclarecendo dúvidas em relação à emissão de documentos e à utilização de procedimentos e normas da Petrobras;
• Realizar controle de codificação interna para emissão de documentação;
• Esclarecer dúvidas quanto ao uso das ferramentas de GED/EDMS utilizados nas Implementações de Empreendimentos, nas áreas de negócio e demais áreas;
• Realizar pesquisa e fornecimento de documentos;
• Assegurar que o acervo de consulta esteja atualizado;
• Conferência da documentação recebida;
• Cadastramento da documentação (criar a ficha, fazer check-out, check-in de novos documentos e reservas);
• Digitalizar documentos com a tecnologia Optical Character Recognition (OCR) quando estes fizerem parte de projetos específicos de tratamento e organização;
• Compilar documentos técnicos em data books utilizando marcadores e OCR para busca rápida das informações dos data books compilados;
• Conferência de documentos em meio eletrônico e em papel nos sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos para posterior inclusão, se necessário;
• Conferência de cópia digital e física de data books emitidos pelas empresas contratadas em relação ao conteúdo das seções definidas em anexos contratuais e especificações técnicas.
Requisitos
Ensino médio completo.
Certificação não requerido.
Experiência desejável: 05 anos em Atividades de Arquivo Técnico e Gestão Documental.
Conhecimento de softwares do pacote Office da Microsoft: Word, Excel e PowerPoint; Conhecimento do software Acrobat Pro da Adobe Systems; Conhecimento de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED); Arquivos técnicos e técnicas de arquivo.
Benefícios
Plano de Saúde
Plano Odontológico
Seguro de Vida
Vale Alimentação ou Refeição
Vale Transporte
WellHub Gympass
Requirements
Escolaridade Mínima: Graduação completa em áreas gerais de formação de Negócios, Administração e Direito, ou Engenharia, Produção e Construção. Experiência Mínima: Atuação com processo de compras na área de suprimentos de empresas de grande porte. Experiência Desejável: 05 anos atuando com processo de compras na área de suprimentos de empresas de grande porte. Conhecimentos Mínimos: Conhecimento funcional no Módulo MM do SAP ERP; Pacote Microsoft Office 365; Conhecimento sobre legislação e procedimentos relacionados a licitações e contratações na administração pública e sociedades de economia mista (tais como Lei 8.666/93, Decreto 2745/98, Lei 13.303/16 e Lei 14.133/21); Redação técnica; Conhecimento básico de Power BI; Estatística para produzir e interpretar medidas de dispersão, análise descritiva e gráficos.