Assistente Administrativo

Apoiar as rotinas administrativas da área de assistência técnica, realizando atividades de controle de documentos, atendimento, organização de agendas e apoio à gestão operacional, garantindo agilidade e precisão nos processos internos da empresa.

• Ensino médio completo (desejável curso técnico ou superior em Administração, Logística ou áreas afins)
• Conhecimentos básicos de informática (Word, Excel, e-mail, sistemas de gestão)
• Boa comunicação oral e escrita
• Organização e atenção a detalhes
• Realizar atendimento telefônico e presencial, registrando solicitações de clientes e fornecedores, para organizar o fluxo de atendimento e garantir respostas ágeis, diariamente.
• Registrar ordens de serviço no sistema, com base nas solicitações recebidas, para controlar a entrada e o andamento dos serviços técnicos, diariamente.
• Controlar a agenda de visitas e atendimentos técnicos, em conjunto com os responsáveis pela assistência, para garantir o bom aproveitamento do tempo e atendimento dos prazos, diariamente.
• Emitir e conferir documentos administrativos, como notas fiscais, relatórios de serviço e propostas, para garantir que os processos sigam o padrão e a legislação vigente, diariamente.
• Atualizar cadastros de clientes, máquinas e contratos no sistema, com dados completos e revisados, para manter o histórico técnico atualizado e facilitar futuros atendimentos, semanalmente.
• Organizar arquivos físicos e digitais de ordens de serviço, manuais e laudos técnicos, conforme procedimentos internos, para assegurar fácil localização e integridade dos dados, semanalmente.
• Apoiar no controle de entrada e saída de equipamentos em manutenção, em conjunto com o setor técnico, para manter o registro fiel do estoque temporário, diariamente.
• Acompanhar a tramitação de orçamentos de manutenção e peças, fazendo follow-up com clientes e fornecedores, para agilizar aprovações e entregas, semanalmente.
• Solicitar compras de materiais administrativos e técnicos, conforme demanda da equipe, para garantir o suprimento das necessidades operacionais, mensalmente ou conforme necessidade.
• Auxiliar a equipe técnica com o envio de informações e documentos antes de visitas externas, para preparar adequadamente o atendimento ao cliente, sempre que necessário.