Analista administrativo

Buscamos um Analista Administrativo proativo e altamente organizado para dar suporte essencial à equipe de Gerentes de Projetos da Quadrante. Este profissional será fundamental para a eficiência da gestão documental e operacional dos projetos, auxiliando na organização de informações, no controle de processos e na garantia da conformidade dos fluxos de trabalho. Se você possui paixão por processos bem definidos, organização impecável e habilidade para gerenciar múltiplas informações, esta vaga é para você.

Responsabilidades

Prestar apoio administrativo e operacional direto aos Gerentes de Projetos (PMs) na execução de suas atividades diárias.

Auxiliar na elaboração e organização das medições de cobrança aos clientes, garantindo a documentação necessária e a conformidade dos dados.

Colaborar na atualização e controle de cronogramas de projetos, inserindo dados, monitorando prazos e auxiliando na geração de relatórios de progresso.

Operar os softwares de gerenciamento eletrônico de documentos da empresa, sendo responsável pela emissão, organização, controle de versões e distribuição de documentos dos projetos.

Realizar a conferência e validação de listas de documentos, garantindo a completude e a acuracidade das informações.

Manter a organização de pastas, arquivos físicos e digitais dos projetos, assegurando o fácil acesso e a rastreabilidade das informações.

Apoiar na preparação de apresentações, relatórios e outros materiais de apoio para as reuniões de projeto.

Monitorar o cumprimento de prazos e etapas administrativas, alertando os PMs sobre necessidades de ação.

Identificar oportunidades de melhoria nos processos administrativos e de gestão documental, propondo soluções para otimização do fluxo de trabalho.

Requisitos

Formação superior completa ou em andamento em Administração, Engenharia, Secretariado Executivo, Processos Gerenciais ou áreas correlatas.

Experiência prévia em funções administrativas, de apoio a equipes ou em ambiente de projetos.

Excelente capacidade de organização, atenção a detalhes e metodologia para gestão de grandes volumes de informações.

Forte orientação a processos e habilidade para seguir e propor melhorias em fluxos de trabalho.

Domínio do Pacote Office, com proficiência avançada em Excel (planilhas, fórmulas, organização de dados).

Familiaridade com sistemas de gestão documental (DMS) ou alta capacidade de aprendizado rápido para novas ferramentas e softwares.

Habilidade de comunicação clara e eficaz, tanto escrita quanto verbal, para interagir com PMs e outras equipes.

Proatividade, senso de urgência e capacidade de trabalhar de forma colaborativa e independente.

Diferenciais

Conhecimento básico em metodologias de gerenciamento de projetos (PMBOK ou similares).

Experiência prévia em empresas do setor de engenharia, consultoria ou infraestrutura.

Conhecimento em Power BI ou outras ferramentas de visualização de dados.