Secretária Médica

Horário : De segunda à sexta, das 8h às 18h

Modalidade : Presencial

Adicional de Insalubridade + Política de Variáveis, além do salário fixo.

1. Recepção e Atendimento ao Paciente

Recepção acolhedora e personalizada aos pacientes, garantindo uma experiência positiva desde o primeiro contato.

Atendimento presencial, telefônico e via WhatsApp com cordialidade, clareza e proatividade.

Apresentação dos serviços da clínica e esclarecimento de dúvidas sobre atendimentos, exames e reabilitação.

2. Relacionamento com o Paciente

Realizar acolhimento ativo e acompanhamento contínuo do paciente antes, durante e após os atendimentos, promovendo uma experiência de excelência.

Auxiliar os pacientes no agendamento de exames e procedimentos externos, em clínicas e laboratórios parceiros, oferecendo suporte logístico e orientação.

Conduzir e registrar pesquisas de satisfação, incluindo NPS (Net Promoter Score), para monitoramento da qualidade do atendimento e identificação de oportunidades de melhoria.

Responder prontamente a dúvidas e demandas dos pacientes com empatia, proatividade e postura resolutiva.

Manter comunicação cordial e personalizada em todos os pontos de contato com o paciente, contribuindo para fidelização e encantamento.

3. Oferta e Venda de Serviços e Programas

Apresentação ativa dos serviços oferecidos pela clínica, como programas de reabilitação, check-ups e pacotes personalizados.

Identificação de oportunidades de venda no relacionamento com o paciente.

Apoio à conversão de interesse em agendamento ou contratação de serviços, com postura acolhedora e informativa.

4. Gerenciamento de Leads

Recebimento e acompanhamento de novos contatos e potenciais pacientes (via WhatsApp, redes sociais, telefone, formulários, indicações).

Registro e classificação dos leads conforme interesse e estágio (consulta, programa, retorno, avaliação etc.).

Seguimento ativo para conversão de leads em agendamentos, com comunicação personalizada e eficaz.

5. Apoio ao Marketing

Apoio às ações de marketing da clínica (eventos, campanhas, postagens).

Coleta e organização de depoimentos, fotos e materiais para redes sociais (com autorização).

Envio de comunicações estratégicas a pacientes (lançamentos, agendas especiais, atualizações de serviços).

Sugestões de melhoria baseadas no contato direto com os pacientes.

6. Gestão de Agendas

Organização, agendamento e confirmação de consultas, exames e sessões de reabilitação.

Monitoramento da pontualidade dos atendimentos e fluxo de pacientes por hora.

Remanejamento estratégico de agenda em casos de cancelamentos ou intercorrências.

7. Apoio à Gestão Administrativa e Financeira

Controle de recebimentos : cobranças, emissão de recibos e notas fiscais (via sistema ou manual).

Organização de contratos de prestação de serviço (consultas, pacotes de reabilitação etc.).

Apoio na conciliação financeira e elaboração de relatórios simples de fluxo de caixa e controle de pacotes.

8. Organização de Documentos e Registros

Arquivamento de exames, laudos e documentos clínicos.

Atualização de cadastros, fichas e prontuários eletrônicos conforme orientação da equipe.

Controle de contratos vigentes com pacientes e fornecedores.

9. Controle de Estoque e Apoio às Compras

Monitoramento diário e semanal dos níveis de estoque de materiais administrativos, clínicos e de fisioterapia.

Elaboração de listas de compras e requisições para reposição.

Comunicação com fornecedores e apoio ao processo de aquisição e recebimento de materiais.

10. Organização do Ambiente

Supervisão do bom funcionamento da recepção e salas de atendimento.

Comunicação com equipe de limpeza e manutenção para garantir organização, conforto.

11. Orientação e Apoio à Realização de Exames Simples

Organização da sala e equipamentos para exames como MAPA, HOLTER, Eletrocardiograma e outros.

Acolhimento e orientação dos pacientes sobre preparo e procedimento de exames.

Apoio na colocação e retirada de dispositivos simples, mediante orientação e treinamento.

Registro e encaminhamento correto dos dados coletados para análise médica.

12. Suporte à Equipe Clínica e Multidisciplinar

Apoio prático aos médicos e profissionais da reabilitação (preparação de sala, entrega de materiais, controle de horários).

Comunicação interna fluida e registro das demandas específicas da equipe.

Organização e disponibilização de exames e documentos de apoio ao atendimento.

13. Participação em Treinamentos e Reuniões de Equipe

Participação regular em treinamentos internos sobre processos, atendimento, produtos e serviços da clínica.

Presença ativa nas reuniões de alinhamento com a equipe médica, multidisciplinar e administrativa.

Colaboração com sugestões e melhorias nos processos e fluxos da clínica.

Requisitos :

Ensino médio completo (superior cursando em Administração, Secretariado, Gestão Hospitalar ou áreas correlatas será um diferencial).

Conhecimento intermediário em informática e Pacote Office / Google Workspace (Word, Excel, Drive, Agenda e Meet).

Familiaridade com sistemas de gestão de clínicas.

Boa redação e comunicação escrita (para envio de mensagens, e-mails e registros no sistema).

Conhecimento básico de rotinas administrativas e financeiras, como emissão de notas, controle de pagamentos e relatórios.

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